[FAQ] Covid-19 : comment organiser un événement professionnel en toute sécurité ?

La rentrée approche et vous organisez des événements professionnels ? Voici quelques indications sur les nouvelles réglementations.

Compte-tenu de l’augmentation du nombre de personnes vaccinées, les règlementations sanitaires évoluent en Belgique à partir du 1er septembre.

Quel impact sur l’organisation des événements professionnels ? Est-il possible d’organiser une conférence, un séminaire ou un congrès ? Comment organiser son séminaire dans le respect des règles sanitaires ?
Notre équipe juridique vous répond.

 

1. Combien de participants puis-je accueillir ?

 

Toutes les restrictions applicables jusqu’au 1er septembre sur les réunions de moins de 200 personnes à l’intérieur et moins de 400 personnes en extérieur, seront levées.

Ainsi, à partir du 1er septembre vous pourrez organiser des événements professionnels de moins de 200 personnes en intérieur ou moins de 400 personnes en extérieur sans obligation de porter le masque lors des déplacements ni distance de sécurité obligatoire, sauf décision contraire des autorités locales.

 

2. Que faire si je dépasse les jauges de 200 et 400 personnes ?

 

Concernant les événements rassemblant plus de 200 personnes dans un lieu clos ou plus de 400 personnes en extérieur, les invités devront tous être munis du Covid Safe Ticket afin de permettre la levée des restrictions. Autrement, chacune des restrictions applicables à ce jour, notamment le port du masque et le respect des distances de sécurité, devront toujours être appliquées.

A noter !
Dans le cas de la région de Bruxelles, certains assouplissements ne sont pas appliqués du fait de la progression de l'épidémie.
C'est pourquoi, lors des événements rassemblant plus de 200 personnes dans un lieu clos ou plus de 400 personnes en extérieur dans la zone de Bruxelles, le port du masque et les mesures de distanciation sociale resteront applicables, que les participants présentent un Covid Safe Ticket ou non. Au-delà des seuils de participants énoncés, ce sont les règles fixées par l'AM fédéral qui s'appliquent.

 

3. Qu'est-ce que le Covid Safe Ticket ?

 

Le Covid Safe Ticket est un pass sanitaire pour les événements ou les lieux rassemblant un public important.

Il sera obligatoire pour certains événements, notamment ceux dépassant les jauges de 200 personnes à l’intérieur et 400 à l’extérieur, pour les participants de plus de 12 ans. Ce ticket peut être obtenu grâce à :

  • la preuve d’une vaccination complète ;
  • la preuve de guérison du virus ;
  • un résultat de test covid-19 négatif.

Attention ! La vaccination n’est validée que deux semaines suivant la date de la seconde injection du vaccin pour Moderna, Pfizer ou AstraZeneca et deux semaines après l’injection unique du vaccin Johnson & Johnson.

De plus, les tests PCR sont valables jusqu’à 48h avant l’événement, les tests antigéniques réalisés par des professionnels de santé ne sont valables que jusqu’à 24h avant l’événement tandis que les autotests ne seront pas acceptés pour l’obtention du Covid Safe Ticket.

 

4. Comment obtenir le Covid Safe Ticket ?

 

Le Covid Safe Ticket peut vous être transmis par un centre de vaccination ou un centre de test Covid.

Vous disposez de deux formats :

- Le format numérique : scannez un QR code avec votre smartphone via l'application CovidSafeBE (disponible pour Android et Apple)
- Le format papier : vous pouvez l'obtenir en contactant les services régionaux concernés (Bruxelles: 02/214.19.19, Wallonie : 071/31.34.93, Flandre 078/78.78.50) ou en visitant le site masanté.be . Il vous arrivera par la poste dans les jours qui suivent. Concernant les tests PCR de 48h ou 72h, cette version papier ne présente donc pas de réel intérêt.

 

5. Dois-je imposer un Covid Safe Ticket à mes participants ?

 

Contrairement à nos voisins français, les Belges ne sont pas contraints de toujours présenter un Covid Safe Ticket à l’entrée de tous les lieux clos avec public.

Cependant, le Covid Safe Ticket sera nécessaire pour chaque participant de plus de 12 ans lors des événements dépassant les jauges imposées de maximum 200 personnes en lieu clos et 400 personnes en plein air.

 

6. Quels services de restauration puis-je proposer à mes participants ?

 

Les buffets sont, bien évidemment, toujours à éviter. Cependant, le service à table est à nouveau autorisé à partir du 1er septembre dans les établissements Horeca susceptibles d’accueillir vos événements professionnels. Nous vous recommandons de privilégier un service à table ou un plateau repas individuel pour éviter toute contamination.

Un maximum de 8 personnes autour d’une même table est autorisé pour le secteur de l’Horeca, cette restriction est donc également applicable aux repas de vos conférences et team-buildings.

 

7. Quelles règles sont applicables pour un événement dans la région de Bruxelles ?

 

Dans le secteur de l'Horeca, les mesures précédentes restent applicables.
Si vous organiser votre événement professionnel dans un de ces établissements, veillez à :

- respecter une distance de 1.5 mètres entre les tables
- faire s'asseoir les participants 
- respecter un maximum de 8 personnes installées à la même table
- respecter les prescriptions locales en ce qui concerne les terrasses
- limiter le niveau sonore à 80 db en intérieur
- respecter une fermeture du lieu, et donc la fin de l'événement à maximum 1 heure du matin.

Il est à noter que pour les activités horeca lors d’évènements de plus de 200 personnes (400 en extérieur), la plupart de ces mesures restent d’application en vertu de l’AM fédéral, sauf pour les évènements prévoyant un Covid Safe Ticket.

L'autorisation de l'autorité communale reste nécessaire pour les événements de 200 à 3 000 personnes en intérieur; et 400 à 5 000 personnes en extérieur.
Pour tout événement dépassant ces jauges, les mesures prévues dans l’AM fédéral devront être appliquées en Région bruxelloise.

 

Sources :
Mesures prises par le Conseil de Sécurité du 3 juin 2020 | Belgium.be
Maintien des mesures bruxelloises contre la propagation du Coronavirus | Rudi Vervoort

 

Partager cette page Partager sur FacebookPartager sur TwitterPartager sur Linkedin